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Offboarding : organiser la transition

Informer les collaborateurs

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il convient d’en informer les équipes rapidement. Cela permet de maintenir une bonne communication interne. De plus, cette transparence rassurera les collaborateurs qui se sentiront impliqués et évitera la propagation de rumeurs infondées. Les prévenir permettra également aux autres collaborateurs de finaliser les tâches déjà commencées.

Trouver son successeur

Par promotion interne ou recrutement externe, il est important de trouver rapidement le successeur du collaborateur sur le départ. Ainsi, la transition pourra se faire en douceur. Le remplaçant aura le temps de s’acclimater à l’environnement de travail et le collaborateur en processus d’Offboarding pourra lui expliquer le fonctionnement du poste. Il est utile également de former la nouvelle recrue.

S’assurer du transfert d’expertise

Il est également important d’anticiper le départ d’un collaborateur afin de garantir la continuité des projets. Il est important que le collaborateur qui quitte l’entreprise transmette toutes les informations à sa disposition à son successeur. Il peut s’agir de documents, de rapports, de contacts… Le but étant que l’expertise soit transmise, afin que le nouvel occupant du poste puisse réaliser ses tâches rapidement et efficacement. Pour veiller à ce que la transition se passe bien, il est possible de planifier des réunions pour discuter de l’avancement.

Gérer les formalités administratives lors de l’Offboarding

Récupérer le matériel mis à disposition du collaborateur

À son arrivée, le collaborateur s’est vu remettre du matériel (PC, téléphone portable, tenue de travail…) contre un bon de réception. Lors du départ, il convient de récupérer le matériel et faire l’inventaire du matériel manquant. La valeur de ce dernier pourra éventuellement être déduite du solde de tout compte.

Supprimer les accès et les comptes de l’employé

Il est important, principalement pour les postes ayant accès à de la donnée stratégique, de supprimer les accès et de bloquer les comptes de l’ancien employé. Lors de son départ, il est judicieux de faire signer un document au collaborateur stipulant qu’il ne détient plus de documents confidentiels ou de bases de données appartenant à la société.

Clôturez les derniers paiements

Avant son départ, préparez le solde de tout compte de votre employé. Celui-ci comprendra les salaires, les congés payés, l’indemnité de préavis et de l’indemnité de licenciement le cas échéant. Pensez à vérifier les notes de frais !

Transmettre tous les documents administratif au collaborateur

Avant son départ et en plus de son solde de tout compte, le collaborateur doit se voir remettre l’attestation de travail, le certificat de travail, les documents relatifs à la protection sociale et à la formation professionnelle. Pensez également à remettre une copie de la clause de confidentialité qu’il a signée lors de l’Onboarding afin de lui rappeler ses engagements.

Gardez de bons contacts avec le collaborateur

Le collaborateur ambassadeur

Pour préserver votre marque employeur, il est important de laisser une bonne impression aux collaborateurs sortant. Gardez le contact et offrez-lui votre aide. Il est possible de lui demander un témoignage à diffuser sur le site web ou sur les réseaux sociaux de l’entreprise.

Remercier le salarié

Peu importe les raisons de départ du collaborateur, remerciez le pour ces années de travail. Proposez-lui une lettre de recommandation et gardez ses coordonnées personnelles. Vous pouvez également lui organiser un pot de départ afin qu’il passe un dernier moment agréable au sein de l’entreprise.

Réaliser un entretien Feedback

Avant son départ, organisez un entretien avec le collaborateur et une personne des RH. Cela permettra de savoir quelles sont les connaissances et compétences à rechercher chez le collaborateur remplaçant. Profitez-en pour obtenir un feedback franc sur les raisons du départ par exemple. Ces retours constructifs permettent de réaliser des améliorations au sein de l’entreprise.

Il est important de bien se quitter pour mieux se retrouver. Tel devrait être la devise de l’Offboarding. Soigner son Offboarding, c’est s’offrir un ambassadeur de choix pour améliorer votre marque employeur. Mais c’est surtout s’assurer une candidature qualitative dans le future car la tendance est aujourd’hui au retour des collaborateurs chez leurs anciens employeurs.

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