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La préparation de l’entretien annuel d’évaluation

Pour commencer, dressez une liste de tous les points que vous souhaitez aborder lors de vos entretiens annuels d’évaluation. Cette liste vous servira de trame pour le déroulement des entretiens. Elle peut contenir, par exemple, les éléments suivants :

  • Bilan des formations suivies par le collaborateur, quelles formations devrait-il suivre l’année prochaine ?
  • Liste des missions et objectifs accomplis par le collaborateur, avec les points forts et les points faibles.
  • Liste de questions pour que le collaborateur s’autoévalue, déterminer quelles sont ses attentes etc.
  • Liste des axes d’amélioration que vous avez identifiés, à mettre en parallèle avec les axes d’amélioration identifiés par le collaborateur lors de l’entretien.

N’hésitez pas également à rédiger un guide du déroulement de l’entretien à remettre à vos collaborateurs. De votre côté, lors de l’entretien, munissez-vous de votre liste et prenez de quoi noter. Vous pouvez également élaborer une grille d’évaluation, mais conservez-y des espaces pour faire des annotations libres.

Le déroulement de l’entretien annuel d’évaluation

Une attitude positive et bienveillante

L’entretien annuel d’évaluation est un moment stressant pour le collaborateur et pour le manager. En tant que manager, adopter une attitude positive et bienveillante envers le collaborateur aura pour effet immédiat de détendre l’atmosphère pour les deux parties, et de rassurer le collaborateur sur le but de cet entretien.

Pour résumer, montrez-lui que vous n’êtes pas là pour juger ses manquements voire le réprimander, mais plutôt pour faire le point sur ses réussites et proposer des axes d’améliorations si des points faibles sont mis en évidence.

Mettez l’accent sur les points positifs

Encore une fois, l’objectif n’est pas nécessairement de pointer du doigt les échecs du collaborateur pour lui fixer de nouveaux objectifs. Bien au contraire, appuyez-vous plutôt sur ses réussites pour ensuite déterminer des axes concrets d’amélioration. Par exemple : « Vous avez bien atteint tel objectif, peut-être l’auriez-vous atteint plus rapidement ou avec moins de contraintes si [axe d’amélioration].».

En procédant de cette manière, votre collaborateur se sentira valorisé, et cela permettra d’instaurer un climat rassurant et positif lors de l’entretien.

Faites des entretiens intermédiaires

L’erreur que font beaucoup de managers est de ne faire qu’un seul entretien d’évaluation annuel, de fixer les objectifs pour l’année suivante, puis d’attendre le prochain entretien annuel d’évaluation pour faire le point.

Pour un réel suivi de la progression de vos collaborateurs, l’idéal est de faire des entretiens intermédiaires, beaucoup plus courts et moins formels, pour faire un point rapide de la situation et évaluer où ils en sont dans leur poursuite des objectifs que vous leur avez fixés lors du dernier entretien.

Cela permet aussi à vos collaborateurs de rester motivés et de ne pas oublier ces objectifs, tout en se sentant réellement soutenus et pris en considération par leur hiérarchie.

Entretien annuel d’évaluation : les adaptations

Si la trame globale de l’entretien annuel d’évaluation peut rester la même pour tous les collaborateurs, à savoir faire un bilan de l’année passée et discuter de l’année à venir, vous aurez quelques adaptations à faire d’un collaborateur à l’autre, notamment en fonction de son ancienneté.

En effet, votre entretien annuel d’évaluation n’aura pas tout à fait le même déroulement s’il s’agit d’un tout nouveau collaborateur pour qui c’est le premier entretien.

Comme vous le connaissez encore assez peu, aidez-vous de sa fiche de poste, de la liste des missions qu’il doit effectuer et objectifs qu’il doit atteindre, ainsi que, si vous en avez, d’anciens entretiens annuels de collaborateurs à un poste similaire.

C’est également l’occasion idéale pour discuter de l’intégration de ce nouveau collaborateur, de ses premières impressions, de ses attentes etc.

Plus vous serez préparé pour votre entretien annuel d’évaluation, plus ce dernier se déroulera dans les meilleures conditions. Par ailleurs, cela n’enlèvera en rien la possibilité d’effectuer des adaptations pendant l’entretien.

De nouvelles questions vous viendront naturellement si nécessaire, ainsi qu’à votre collaborateur, en fonction de son bilan et de ses attentes personnelles.

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