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Le flex office permet aux employés de télétravailler ou de se rendre en entreprise, et celui du flex desk permet aux entreprises d'avoir un espace de travail mieux optimisé. L'idée est que l'espace appartient à tout le monde et qu'il n'y a plus de configuration 1 bureau = 1 employé.

Avantages du flex office

Économies

L'avantage du flex office est que ce mode de travail nécessite moins d'espace de bureau. Tous les employés ne travaillent pas 5 jours par semaine. Certains ont recours au télétravail ou au smart working, et les personnes qui travaillent à temps partiel ne sont pas toutes là en même temps.

Avec le flex desk, un plus grand nombre de personnes peuvent utiliser le même bureau, car elles ne sont pas présentes en même temps au sein de l’entreprise. Cela fait une énorme différence dans le coût des espaces et du mobilier de bureau.

Un système de réservation peut indiquer qui sera au bureau un jour donné et s'il y a un bureau disponible. De plus, en tant qu'employeur, vous pouvez voir combien de personnes sont réellement au bureau au quotidien. Si le système de flex desk est bien organisé, et l’espace de travail agréable, il peut constituer un EVP (Employee Value Proposition) de taille.

Rencontre de nouvelles personnes

Vous l’avez sans doute expérimenté, être assis à côté des mêmes personnes tous les jours peut rapidement devenir ennuyeux et ne plus être stimulant. Un deuxième avantage du flex office est de rencontrer de nouvelles personnes lorsqu’on travaille en présentiel. Un flex desk est l'endroit idéal pour les indépendants qui souhaitent étendre leur réseau ou pour les salariés qui travaillent pour une entreprise et qui souhaitent rencontrer de nouvelles personnes.

Stimulation de la créativité

Les travailleurs sont souvent confrontés à la routine lorsqu'ils travaillent tous les jours dans le même environnement. Le flex desk permet de sortir les salariés de leur routine et de les encourager à se surpasser davantage.

En leur donnant la possibilité de travailler en flex office, vous encouragez la créativité de vos employés. Fournir différents types de pièces pour différents travailleurs dans le bureau peut aider à stimuler la créativité, tout comme faire du bureau un environnement inspirant. Assurez-vous d'inclure un coin café au sein des bureaux pour permettre aux travailleurs de prendre leur pause dans un endroit confortable.

Inconvénients du flex office

Difficulté de concentration pour certains travailleurs

La distraction et la difficulté de concentration font partie des problèmes les plus cités avec le flex desk. Les employés qui évoluent dans un bureau ouvert ont tendance à discuter davantage avec leurs collègues. Ils voient et entendent plus de choses qui se passent autour d'eux, ce qui peut les empêcher de se concentrer sur leur travail.

Problèmes de communication

La communication peut s’avérer inefficace et chronophage pour une équipe qui travaille en flex office. Contacter un collègue peut devenir être un casse-tête lorsqu’on ignore à quel poste de travail il est ou s’il est présent dans les bureaux ce jour-là. Ceci peut constituer une source de stress pour les employés et peut avoir des effets délétères sur leur productivité.  

Une organisation méticuleuse nécessaire

Mettre en place un système de flex desk nécessite une organisation sur plusieurs points. Le premier élément à considérer est la posture de travail. Si un poste de travail est utilisé par plusieurs personnes, il est important que le bureau et la chaise soient facilement réglables.

En effet, une bonne posture de travail permet d'éviter les problèmes de dos et de cou. Cela a un effet positif non seulement sur la fréquence des arrêts maladie, mais aussi sur la productivité.

L'hygiène dans les bureaux dans les espaces de travail requiert également une attention particulière. Le risque d'infection par des bactéries et des virus est plus élevé dans un espace ouvert, car ils peuvent se propager plus facilement. Et comme différentes personnes utilisent le même poste de travail et/ou ordinateur dans un lieu flexible, il est conseillé de garder ces endroits propres.

Mettre en place un système de flex office  dans votre bureau présente de très nombreux avantages. Cette méthode fait même partie des 5 tendances RH à ne pas manquer en 2024, mais n’est intéressante que si les employés sentent qu'ils ont leur mot à dire dans la décision. Si vous leur imposez, ils pourraient commencer à se sentir découragés, et cela pourrait même causer des problèmes avec la dynamique culturelle au sein du bureau. Assurez-vous que tout le monde sait de quoi il s’agit et comprend les changements que cela va engendrer, pour leur permettre d'évoluer dans un environnement sécurisant et familier.

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